Tugas Keorganisasian

Berikut ini dipaparkan beberapa kiat praktis dalam mengelola waktu :

1) Biasakan Tertib dan Teratur

Silahkan saudara renungkan dan bayangkan siatuasi serta kerugian yang dipikul akibat kunci kendaraan yang sulit ditemukan karena disimpan disembarang tempat dan lupa untuk menyimpannya. Bayangkan suasana di rumah yang penuh dengan kepanikan dan kemarahan dari sang ayah, saat perjalanan menuju kantor dan lain sebagainya yang semuanya berakibat kerugian waktu, emosi dan pikiran, belum lagi derita isteri, anak atau pembantu rumah tangga akibat makian, cercaan, perintah sang ayah tersebut. Karena sebuah rumah tangga pada dasarnya juga sebuah organisasi, maka ilustrasi ini juga dapat terjadi pada organisasi lain semacam organisasi “Senat Mahasiswa, tapi dalam bentuk peristiwa yang lain. Untuk itu ada hal-hal yang perlu diperhatikan untuk bisa tertib dan teratur.

a. Tahu dan Taat aturan.

Sebagai pemimpin sebuah organisasi maupun sebagai anggota, pastikan saudara mengawali segala tindakan dengan berusaha mengetahui dan memahami aturan yang berlaku dengan baik dan benar. Atau kalau kalau belum ada aturan, maka kitalah yang harus membuat aturan terlebih dulu secara jelas, teratur dan dapat dipahami dengan baik, sehingga tak ada waktu yang terbuang. Karena kesalahan melanggar aturan akibat kekurangtahuan atau waktu terbuang karena tidak mengerti yang harus dilakukan, padahal suatu pekerjaan akan mudah dilakukan jika kita memahami. Percayalah, bersungguh-sungguh taan kepada aturan yang benar, akan sangat menghemat waktu, tenaga, emosi dan biaya. Jangan pernah menganggap remeh pelanggaran sekecil apapun. Karena selain kita akan terbiasa dalam keburukan, kitapun berisiko menerima sanksi yang pasti akan merugikan.

b. Tertib Mengambil dan Menyimpan

Ambillah barang yang diperlukan dengan cara terbaik dan selalu kembalikan ketempatnya semula dengan cara terbaik pula. Jangan pernah enggan, malas dan ceroboh. Tertib dalam menyimpan, hanya memakan waktu yang sedikit, tetapi manfaat dikemudian hari akan berdampak besar sekali.

c. Selalu Rapih dan Bersih

Biasakanlah sejak awal, sedang bekerja atau usai bekarja, suasana ruangan dan penyimpanan segala peralatan harus selalu dalam keadaan rapih, bersih dan teratur. Buanglah segala hal yang tidak diperlukan lagi, karena selain akan menambah masalah, juga akan menghambat efektifitas kerja.

Kebiasaan berantakan, kotor, tidak rapih dan tidak teratur adalah kebiasaan memalukan yang menunjukan prilaku tidak professional dan juga merupakan kunci pemborosan waktu, dan membuat suasana hatipun menjadi runyam.

d. Segalanya Mudah Dikenali

Kenalilah situasi ruangan baik ukuran, pintu darurat, daerah yang dibolehkan danyang terlarang, barang-barang, peralatan, tempat penyimpanan dan tata letak barang dengan baik, serta usahakan agar segala sesuatu dapat dikenali dan dicari dengan mudah, kelompokan dengan baik dan beri tanda atau nama yang jelas. Tidak boleh kehilangan waktu sedikitpun hanya karena lupa atau sulit mencarinya.

e. Lalu Lintas Lancar

Atur lalu lintas gerak orang ataupun barang sedemikian rupa sehingga lancar, tidak saling mempersulit satu sama lain atau bahkan saling bertabrakan. Buatlah tanda atau informasi yang jelas.

2) Selalu Terencana

Ada motto yang baik untuk direnungkan, “ Jika gagal mebuat rencana berarti merencanakan sebuah kegagalan” atau “ Lebih baik bersimbah peluh dalam latihan daripada bersimbah darah dalam pertempuran”

Unsur-unsur penting dalam perencanaan adalah :

a. Harus Ada Target

Pelajari teknik membuat rencana dan buatlah rencana yang matang dan teruji. Buatlah program rencana dalam bentuk harian, bulanan atau jangka panjang. Rencana juga harus rasional dari segi ukuran waktu dan target

b. Siapkan Rencana Cadangan

Kita harus membaca dengan seksama situasi yang akan kita hadapi dengan segala kemungkinan yang tak terduga. Oleh karena itu kita harus selalu membuat rencana “B” dan “C” sebagai rencana cadangan.

c. Displin Dalam Melaksanakan Rencana

Sehebat apaun program kita susun, tidak akan ada artinya sama sekali andaikata kita tidak berdisiplin dalam melaksanakannya. Jangan tergiur oleh kegiatan atau kesenangan yang sifatnya spontan, yaitu hal-hal mendadak yang tidak sesuai rencana dan jangan pula terlena oleh sifat malas atau lalai .

d. Program harus Adil

Selain realistis, terukur, kita juga harus adil dengan hak-hak yang harus dipenuhi, seperti hak Allah SWT, hak tubuh, hak orang tua, hak keluarga, hak diri, hak tetangga, hak dosen dan lain-lain. Setiap ketidak adilan pasti akan menimbulkan masalah yang akan menghambat terealisasinya rencana.

3. Biasakan Dengan Data dan Informasi Yang Akurat.

Setiap tindakan dan keputusan berdasarkan informasi yang tidak jelas dan tidak akurat akan menimbulkan maslah dan kerugian besar. Coba anda bayangkan jika ada informasi sebagai berikut, “ Nanti akan datang tamu beberapa puluh orang dan akan menginap untuk beberapa malam”. Coba anda duga masalah-masalah apa yang akan timbul ?

a. Selalu Jelas dan Akurat

Harus menjadi mekanisme standar diri dan organisasi kita untuk selalu mengirim dan menerima data atau informasi secara akurat, jelas detail, bahkan sangat dianjurkan andaikata terdokumentasi lengkap. Jangan pernah puas dengan data selewat dan ala kadarnya.

b. Bukan Hanya Tahu, Tapi juga Paham

Waspadalah terhadap distorsi informasi, yaitu kesalahan dalam memahami informasi yang akan berakibat pula dalam kesalahan menyampaikan atau dalam melaksanakannya.

Jika kita menerima informasi, maka yang harus kita lakukan adalah mengejar dan merecek peemahaman kita tinformasi tersebut. Begitu pula dalammengirimkan informasi, pastikan mudah dipahami oleh sipenerima.

4. Sediakan Peralatan dan Perlengkapan Memadai

“Memiliki alat adalah melaksanakan separuh pekerjaan” dan “Alat adalah penyelesaian masalah, bukan penambah masalah” adalah dua motto yang terkait dengan poin ini.

a. Sediakan Peralatan Sesuai Kemampuan dan Kebutuhan.

Belilah peralatan jika betul-betul sangat dibutuhkan dan sesuai dengan kemampuan. Namun harus pula berani mengatakan “tidak” jika tidak cocok dalam perhitungan, walaupun kita sangat menyukainya.

b. Awali Dengan Tahu Aturan Pakai

Bersabarlah untuk tidak tergesa-gesa memakai alat sebelum benar-benar mengetahui aturan pemakaiannya dengan baik, hal yang boleh dan terlarang, cara perawatannya, cara pencegahan dan perbaikan bagi kerusakan. Juga Bagaimana supaya peralatan menjadi awet dan optimal fungsinya.

c. Pergunakan Oleh Ahlinya

Jangan pernah membiarkan orang yang bukan ahlinya mempergunakan alat tersebut, karena selain tidak akan memperoleh hasil yang baik, juga sangat berpeluang besar menambah masalah dan kerusakan.

d. Ready To Combat

Pastikan setiap usai pemakaian peralatan dan perlengkapan kita selalu kembali dalam posisi rapih dan bersih serta selalu siap pakai kembali., baik dalam tata letak, maupun kondisinya.

e. Siapkan Cadangan

Untuk mengantisipasi keadaan darurat, kita harus memiliki peralatan cadangan, terutama untuk jenis-jenis yang sangat penting. Saudara menghemat waktu yang luar biasa jika selalu siap dengan cadangan.

f. Rawat Berkala

Jangan pernah menunggu peralatan menjadi rusak, niscaya biaya dan waktu yang dikeluarkan sangat besar. Buatlah jadwal dan list perawatan dan rawatlah selalu secara kontinyu dan seksama.

5. Jangan Menunda dan Mengulur Waktu

Ketahuilah, setiap waktu yang akan kita jalani sudah ada beban tersendiri yang harus dipikulnya. Artinya, setiap kita menunda berarti akan hak waktu tersebut beradu dengan hasil penundaan kita, maka akibatnya mudah ditebak, selain kita tidak nyaman dalam mengerjakannya, akan serba tergesa-gesa, selalu merasa dikejar waktu yang tidak pernah cukup leluasa dalam mengerjakannya dan tentu saja hasilnya tidak pernah maksimal.

6. Selalu tepat Waktu

Wajib bagi kita untuk melaksanakan segala sesuatu tepat pada waktunya sesuai dengan rencana atau kespakatan, jangan pernah rela sedtikpun meleset, kita harus sangat menikmati segalanya tepat pada waktunya. Andaikata anda melaksanakan suatu rapat organisasi, atau kegiatan kebaikan apapun, jika anda menundanya kaena hadirin belum lengkap, maka berarti anda menghukum yang hadir tepat waktu semata-mata karena menunggu yang belum dating, sungguh ketidak adilan yang sangat buruk.

7. Biar Cepat dan Ringkas Asal Selamat

Kalau bisa cepat mengapa harus lambat ? Tanya kenapa ? Kalau bisa dikerjakan dalam lima menit, kenapa harus sepuluh menit, dan seterusnya.

a. Buat Standar Waktu

Kita harus mengawali dengan membuat standar waktu yang dibutuhkan dengan layak dan wajar, sehingga setiap keterlambatan yang tidak perlu dapat diketahui, disadari dan dianggap sebagai kerugian serta setiap penghematan dianggap suatu keuntungan.

b. Berlatih Agar Gesit dan tangkas.

Tidak dapat dipungkiri gerakan yang lamban, lesu selain sangat boros waktu juga membuat dongkol siapapun yang melihatnya. Oleh karena itu latihan fisik yang baik dan teratur, selain membuat kekuatan tubuh meningkat juga sangat mempengaruhi kegesitan dan ketangkasan seseorang dalam bertugas yang tentu ujungnyanya sangat menghemat waktu. Bagi sebuah organisasi sangat disarankan selalu menyisipkan kegiatan pelatihan jasmani, olahraga, agar aktifitas organisasi itu dilasanakan oleh orang-orang yang sehat, segar, gesit dan kuat.

8. Waspadai Pencuri Waktu

Seringkali kita secara sadar atau tidak membiarkan waktu yang sangat berharga dicuri oleh hal-hal kejadian, atau barang yang remeh tak berharga. Dalam rapat-rapat organisasi atau kegiatan-kegiatan organisasi, seringkali kita terjebak untuk membicarakan hal-hal yang tidak penting. Oleh karena itu setiap kita berbicara harus terkendali dengan baik, penuh kesadaran, dan harus berani menghentikannya tatkala obrolan sudah tidak bermutu dan tidak bermanfaat.

Demikian juga, sebagai pemimpin suatu organisasi maupun anggota organisasi, sering juga kebiasaan-kebiasaan yang kurang baik dari prilaku individu terbawa-bawa dalam organisasi, seperti ; terlalu asyik nonton acara TV dan radio, melaksanakan hobi yang tak berarti, keisengan dan kesenangan tiada arti, lamunan sia-sia, sifat-sifat dengki yang senang melihat orang susah, dan susah melihat orang senang, dan lain-lain.